第１条　銀行口座管理
　　　　本会が開設する銀行口座の管理は会計担当役員とする。

第２条　予算外支出
　　　　定款第4条(1)の予算外支出の立案にあたっては、事前に役員会審議を行い、会員MLと会報で
　　　　告示し会員の意見を聴取する。 会報で告示後2週間の猶予を経たのち、役員会で決定する。

第３条　会報
　　　　定款第4条に定める事業を遂行するため、毎月1回会報を会員に発行する。
　　　　ただし、友好会員には英文による会報を年4回発行する。

第４条　会費納入遅延時の会員資格の取り扱い
　　　　継続会費の納入がない場合の会員資格の取り扱いは下記の通りとする。
　（１）7月末日までに納入があれば、継続扱いとする。
　（２）止む無き遅延理由が役員会で認められ、9月末日までに納入があれば継続扱いとする。

第５条　退会
　　　　定款第6条(4)により、会員から退会の申し出があった場合には、これを役員会にはかり、
　　　　慰留の意見の有無を確認する。慰留の意見がないときまたは慰留が不可能であることが確認
　　　　されたとき、退会を承認する。

第６条　メモリアル会員
　　　　会員または友好会員が死亡し、定款第6条(5)の定めにより会員資格を喪失した場合は、
　　　　「メモリアル会員」とする。ただし、本人の希望により「メモリアル会員」とならないこと
　　　　も選択できる。

第７条　特例による申出退会
　　　　定款第6条(6)の適用は、同(4)と客観的に同等と認められるときとし、申し出による退会と
　　　　みなす。

第８条　再入会
　　　　退会した者が、後に再度入会を希望する場合は、新規入会と同じ手続きによるものとする。

第９条　入会金および会費
　　　　定款第8条で規定する入会金および会費は次のとおりとする。
　（１）入会金は600円（友好会員は5USドル）とする。
　（２）会計年度あたりの会費は1,200円とする。ただし、友好会員については、これを免除する。
　（３）入会金および会費は、一括して前納するものとし、本会指定口座へ振り込むものとする。
　　　　振込に係る手数料は会員負担とする。
　（４）会費の納入期限は、定款第17条で定める会計年度初めの前日とする。
　（５）新規入会者については、入会時の会費は免除する。
　（６）友好会員については、入会金の外貨での納入は、現金のほかPayPalによる電子決済も可と
　　　　する。
　（７）一旦納入された会費は、これを返還しない。ただし、納入日から当該会費の適用年度初日
　　　　までの間に死亡により退会した場合は、当該年度分の会費を返還する。

第１０条　地区役員
　　　　定款第8条(5)に定める地区役員は8名とし、それぞれ下記の地区を担当するものとする。
　　　　　　　北海道地区
　　　　　　　東北地区
　　　　　　　関東地区
　　　　　　　北陸・信越地区
　　　　　　　東海地区
　　　　　　　近畿地区
　　　　　　　中国・四国地区
　　　　　　　九州・沖縄地区

第１１条　部会役員および部会委員
　　　　定款第8条(6)に定める部会役員は、それぞれ下記部会を担当するものとする。
　　　　　　　広報部
　　　　　　　会員部
　　　　　　　海外部
　　　　　　　情報システム部
　　　　　　　賞典部
　　　　　　　コンテスト部
　　　　　　　OAM運営部
　　　　　　　クラブ局運営部
　　　　　　　イベント出展部

　（１）部会には、役員会の承認を得て、役員会に参加しない部会委員をおくことができる。
　（２）部会委員は、部会役員と連携して、部会の業務を遂行する。

第１２条　役員の選出
　　　　定款第9条に定める役員選出は下記の通りとする。
　（１）役員会の互選で選挙管理者を選任した後に、会長、副会長、会計および会計監査立候補者は
　　　　別途定められた日までに選挙管理者に届け出る。
　（２）単独立候補の場合は無投票当選とし、複数立候補があった場合は選挙管理者のもとで選挙を
　　　　行う。
　（３）立候補者がない場合は総会までの間に役員会で候補者を選任する。

第１３条　役員の再任
　　　　定款第11条に定める役員の再任に関する取り扱いは、次のとおりとする。
　（１）定款第10条(1)に基づいて、総会において選出される会長・副会長・会計・会計監査の職に
　　　　ある者が、就任予定期日において在任期間が2期4年に到達している場合には、同一の職に
　　　　立候補できない。
　（２）第1項の職について、立候補がなく、役員会での候補者選出過程において、当該役員への
　　　　就任希望の申出者があった場合、就任予定期日において就任期間が2期4年に到達している
　　　　者は候補者とはならない。他に就任希望の申出がなかった場合はこの限りでない。
　（３）定款第10条(2)に基づいて選出される地区役員および部会役員については、役員会での選出
　　　　過程において、当該役員への就任希望の申出者があった場合、就任予定期日において在任
　　　　期間が2期4年に到達している者は再任されない。他に就任希望の申出がなかった場合はこの
　　　　限りでない。
　（４）本条における在任期間算定の始期は、第25回総会開催日とする。その後は、各総会の開催日
　　　　から算定する。

第１４条　総会
　　　　定款第13条に定める総会は、原則として西暦偶数年の9月第2日曜日に開催する。
　　　　ただし、必要により役員会で変更することができる。

第１５条　委任状
　　　　定款第13条(3)に定める委任状は次のとおり取り扱う。
　（１）委任状は予め告示した期日までに到着したものを有効とし修正は不可とする。
　（２）原則として全ての総会議案の議決権は委任された者が有するが、委任者を明記しない委任状
　　　　は議長への委任と見なす。
　（３）賛同できない総会議案がある場合は、予め委任状にその旨を記述すれば、当該議案の採決に
　　　　ついては反対票とみなす。

第１６条　ミーティング参加者に対する補助
　　　　総会及び地区ミーティングに参加する会員に対しては以下の補助を行う。
　（１）総会参加者には、一人あたり5,000円を限度に参加費の補助を行う。　
　　　　ただし、補助額は、参加者数等を勘案して総会費予算内に収まるように調整する。
　（２）地区ミーティング参加者には、会員一人あたり1回につき1,000円以下の参加費の補助を行う
　　　　が、同一会計年度の2年間で2回までとする。
　　　　地区ミーティング開催に係る通信費は別途支給する。

第１７条　内規
　　　　各役員が執行するうえで必要な内規は、当該役員が起案し、役員会の承認を得る。

第１８条　書類の保存期間
　　　　書類の保存期間は、下記のとおりとする。
　（１）会計監査対象書類の保存期間は4年とする。
　（２）入会申込書及び退会関連資料は全てデータ保存し、紙媒体書類の保存期間は4年とする。
　（３）KCJA申請書類の保存期間は4年とする。
　（４）コンテストログの保存期間は1年とする。
　（５）上記規定にかかわらず、デジタル化されたデータは可能な限り保存し、後任に引き継ぐもの
　　　　とする。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　改定履歴　初版：1976年9月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　途中の改定は省略
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　最新版：2024年9月